Инструменты сотрудничества
В предыдущем исследовании 2017 года мы рассмотрели картину того, как на наших глазах развиваются средства сетевой коммуникации и сотрудничества. Постоянно трансформирующиеся цифровые технологии все глубже проникают в самые разные сферы человеческой жизни. Тысячи команд по всему миру разрабатывают и внедряют свои сервисы и приложения для решения самых разных задач сообща. Немногим удается пройти все трудности разработки, координации, запуска и поддержки своего уникального сервиса. И лишь единицы приближаются по охвату к сервисам, ставшим стандартами в своих нишах.
===
Иногда небольшим командам и организациям бывает достаточно переписки по электронной почте или в привычных мессенджерах. Сочетание личных и групповых чатов помогает структурировать общение. Но эта структура крайне хрупка и «входящие» нередко оказываются заваленными уведомлениями о сотнях новых сообщений в десятках переписок. Требуется записывать и глубоко структурировать информацию, причем как в заметках в телефоне и файлах на диске, так и в облаке. Совместное редактирование гугл-документов — привычный формат коллаборации в сети.
Списки списков
Когда обрабатываешь много разнообразной информации, очень выручают списки. Особенно — вложенные списки. Есть целая категория приложений для этой цели — outliners – структурные редакторы. Многие из них доступны бесплатно по модели freemium: начиная с простого в освоении Workflowy и чуть более серьезного Dynalist и заканчивая более специфичными Quire и Moo.do. Когда начинаешь вести списки, понимаешь, что есть два основных вида пунктов: информация для запоминания, вроде заметок или конспектов, и задачи, требующие выполнения. Существительные и глаголы. Удобно оставить ценные записи в аутлайнере, а задачи вести отдельно. Составляем вместе списки задач и вычеркиваем их по мере выполнения — прекрасная основа для продуктивного сотрудничества.
Сделай сегодня
Здесь расцветает целый сад самых разнообразных to-do приложений. Не похоже, что какое-то из них однажды станет единым стандартом для сетевой коллаборации, но найти свою аудиторию приверженцев получится у многих. Восприятие у разных людей отлично, в том числе ощущение удобства интерфейса. И в этом многообразии наша свобода. Просто пробуешь бесплатную версию и наблюдаешь, чувствуешь.
Для ведения личных и простых общих списков задач в семье или небольшом коллективе есть множество доступных freemium вариантов:
- карточки на канбан досках в Trello,
- опрятный Todoist,
- еще более минималистичный Any.do,
- настойчивый TickTick,
- сдержанный Wrike,
- игривый MeisterTask и многие другие.
Каждый список в Zenkit может превратиться в канбан доску, таблицу, календарь, майнд мэп. Бесплатный для персонального использования, он может помочь привести в порядок любые дела и хобби. Но в работе с задачами бывает удобно, когда все типичные параметры задач уже учтены. Plan отличается приятным дизайном и фокусом на управлении временем, что делает его удобным при работе в плотном графике, без долгосрочного планирования. Чаще всего главное ограничение в подобных сервисах — число сотрудничающих пользователей. Как мы отмечали в прошлом исследовании, такая тарификация приводит к сдерживанию расширения некоммерческих команд. А мы уверены, что пусть и «рыхлое», но добровольное сотрудничество множества людей способно принести удивительные результаты.
Оправданный бюджет
Конечно, если площадка помогает достигать значимых результатов, то можно и поделиться с ней небольшой долей этих достижений. Сплотив усилия, людям намного проще действовать и зарабатывать на рынке. Особенно если они четко понимают свои долгосрочные цели и текущие задачи. Но как выбрать подходящий сервис? Попробовать! Почти у всех платных сервисов вроде Basecamp, JIRA, monday, ProofHub есть бесплатный пробный период. Это крупные игроки, обслуживающие тысячи коммерческих предприятий во всем мире. Для многих плата за рабочий инструмент становится ценным мотиватором использовать его возможности по-максимуму. Однако куда больше продуктов, построенных на модели freemium разной глубины бесплатности:
- ограниченные возможности предоставляет революционно гибкий Notion (ограничено число блоков для страниц) (в мае 2020 г. это ограничение убрали, но только на персональном тарифе),
- заточенная под проекты Asana ограничивает функционал и число участников до 15 человек
- и множество других сервисов, предоставляющих бесплатный доступ и премиум-функционал в разной пропорции.
Перечислять их можно очень долго, а как закончишь, обнаружишь новых игроков со своими уникальными предложениями.
Остаемся в курсе
Тот, кто хочет держать руку на пульсе, может выслеживать новинки в потоке самых разных цифровых продуктов на ProductHunt. Есть и более специализированный ресурс — Owwly. Ещё можно изучить подборку аналогов любого из известных приложений на Alternativeto.net. Но найти что-то новое и яркое — мало. Это только начало пути.
Чтобы по-настоящему определиться с инструментом совместной работы, нужно попробовать всё, что кажется подходящим. Снова регистрироваться, вникать в логику интерфейса, обнаруживать новые возможности и их ограничения. Поработать там какое-то время. Причём всей командой! Попробовать функции, репетировать процессы. Дать время каждому освоиться и затем вместе выносить свой вердикт.
С одной стороны, при острой необходимости человек может адаптироваться к любому интерфейсу. Не просто свыкнуться, но полностью переориентировать по работу именно с ним. С другой стороны, когда человеку предоставлен слишком широкий выбор с не совсем прозрачными альтернативами — он может так и не определиться, а вместо решения реальных задач, продолжать выбирать и пробовать новинки.
Сложное внедрение
Наверняка каждый, кто пробовал внедрить в работу новый сервис или технологию, сталкивался с неизбежным сопротивлением к изменениям сложившихся привычек и шаблонов. Хотя сегодня становятся заметны изменения. Если раньше широкие возможности программ очаровывали лишь небольшой контингент увлечённых гиков, то теперь для все большего числа молодых людей исследование новых интерфейсов и сервисов становится интересным путешествием к неожиданным открытиям и за уникальным опытом.
Многообразие вариантов порождает не только муки выбора, но и шанс идеального совпадения цели, команды и средства координации. Классно, когда один общий чат помогает организовать сложное событие. Бывает, одного общего списка покупок достаточно, чтобы вызвать чувство единства и взаимопонимания в команде. А если у нас будет подробный список общих дел?
Практический опыт
Опыт такой синергии мы получили этим летом. Во время подготовки летнего творческого лагеря ЛОМ мы составляли списки задач для подготовки смены. Мы выбрали Taskade просто как удобный способ их записать. Ставишь заголовок, тип списка и перечисляешь всё, что нужно, с любой глубиной вложенности. А ещё здесь есть выделение цветом, назначение ответственных, комментарии, чат и даже бесплатные звонки и видеоконференции на неограниченное количество участников.
Мы вместе обсуждали и записывали задачи. Потом разослали всем в команде ссылки на общие списки. Регистрация в пару кликов и все в системе: можно создавать и комментировать задачи, отмечать в них друг друга и, самое главное, [x] ставить галочки. С айфона, андроида или просто в браузере — не важно. Все просто.
Сработало отлично: в любой момент каждый мог открыть смартфон и, прокрутив 3-4 экрана задач, отметить все, что сделал, составить свой план дальнейших действий или попросить кого-то взять зависшую задачу на себя. У нас были общие списки с площадкой, командой инфо-центра, фотографом и киносъемочной командой. К концу смены все списки были пусты. Поставить галочку напротив выполненной задачи — маленький праздник, который запускает всю дофаминовую систему внутреннего подкрепления. Так сотрудничать намного приятнее.
Однако, это далеко не значит, что мы нашли идеальное решение. Просто приятное совпадение ситуации, масштаба задач, личных качеств членов команды и выбранного инструмента сотрудничества. К тому же отсутствие сохранения истории правок в документах Taskade ограничивает возможности его применения в больших распределенных командах.
Лучше находки
Итак, что действительно крутого мы нашли лично для себя? Начнем с AirTable, который полностью заменил нам Google Sheets и позволил создать глубоко проработанные системы финансового и материального учёта, ведения контактов и продаж, картотеку мастеров, мастерских и участников наших событий. Всё это в простом и удобном интерфейсе и без серьезных ограничений в бесплатной версии. Лимит по количеству записей в одной таблице нивелируется отсутствием ограничений на число таблиц и позволяет уверенно вести подробный учёт чего угодно. Внимательно изучив возможности таблиц AirTable можно самостоятельно сконструировать практически любую базу данных. И поделиться ей по ссылке или встроить прямо в сайт. Кстати, все формы, которые вы можете встретить в наших проектах, ведут на AirTable и каждый ответ превращается в наглядную запись в наших таблицах.
Отметим недавнее перерождение сервиса ClickUp, который в обновленной версии ClickUp 2.0 превратился в совершенно уникальный продукт. Мы перешли на него после Plan. Бесшовный дизайн, глубокая, но структурированная вложенность пунктов, продвинутая работа со статусами, различные виды и дополнения — здесь всё это сплетается в единый универсальный инструмент. Без ограничений по количеству задач, папок, команд и участников в них. Уникальный подход в этой сфере
Единственное значимое ограничение — все участники команды получают полные права на редактирование всего содержимого проекта. Чтобы давать гостевые права только на просмотр или комментирование, все-таки придётся платить. Но если инструмент начинает помогать команде, команда найдет способы выразить ему свою благодарность. Пока бесплатного функционала нам хватает, чтобы вести подробный учёт задач всех проектов Фонда, значительно повышая эффективность нашей работы. Тщательное предварительное планирование задач помогает не держать их постоянно в голове, освобождая внимание для чего-то другого. Проработав план на ближайшие дни, куда проще погрузиться с головой в текущее дело. Если что-то забудешь — ClickUp напомнит. А ещё здесь есть совместный текстовый редактор, в котором была написана эта статья.
Искусство выбора
Но многих ещё только ждут муки выбора одного из множества инструментов для совместной работы над документами: Notion, Slite, Coda, Additor, DropBox Paper — лишь самые заметные из них. Первые три из них уже шагнули дальше работы с текстами, картинками и ссылками, рассматриваюя документ больше как собранное под ваши нужды интерактивное приложение. Что предпочесть вам? Зависит от задач. А если что-то не подошло, наверняка найдутся альтернативы.
Монополизация социальных сетей и поисковых гигантов поддерживают в людях мысль о том, что только крупная корпорация способна создать по-настоящему массовый и потому прорывной инструмент коммуникации. Ставший популярным во всем мире Телеграм бросает вызов таким представлениям и вселяет надежду на лучшее будущее. Государства и корпорации — все крупные игроки пытаются построить свои как можно более обширные, но закрытые сетевые инфраструктуры. Тысячи разработчиков трудятся над созданием мегаприложений, включающих в себя как можно более широкий функционал. Но доверить все свои данные одной компании согласится не каждый.
Будущее видится не за централизованными мега-приложениями, а за свободной комбинацией людьми самых разных инструментов продуктивной коммуникации. Иметь аккаунты в 3-4 соц. сетях и пятёрке мессенджеров сегодня не проблема. Быстрая регистрация через Gmail или по номеру телефона облегчает барьеры входа и помогает соединить все инструменты вместе. Использование десятков независимых сервисов начинает восприниматься как целостный процесс.
Для такого сочетания даже есть готовое решение — приложение для компьютера Station — специализированный браузер, внутри которого вы можете запустить любое число онлайн-сервисов и быстро переключаться между ними. Не нужно держать десятки открытых вкладок в браузере, помнить все логины и пароли. К такому бесшовному опыту работы быстро привыкаешь.
Насколько полным можно назвать этот обзор? Это капля в море. Но она дает почувствовать его вкус. И если вы хотите перестать держать все дела в голове, шагнуть дальше записок на бумаге или заметок в телефоне, заняться организацией своего времени и усилий — теперь у вас есть всё, чтобы прямо сегодня начать этот путь. А что нас ждет впереди? Мы видим там совместное творчество, свободное сотрудничество, взаимное развитие и широкие перспективы самореализации. До встречи!